Of het nu om een beroepsvereniging of sportvereniging gaat, een goed ledenbeheer is altijd belangrijk voor een vereniging. Leden zullen meer tevreden zijn als hun vereniging een sterke relatie met hen onderhoudt. De leden centraal stellen en het beheer efficiënt uitvoeren, doe je met Customer Relationship Management (CRM). Maakt jouw vereniging nog geen gebruik van een dergelijk klantrelatiebeheer, dan is het tijd om daar verandering in te brengen. In CRM worden klantgegevens geanalyseerd om de relatie met klanten (of leden) te verbeteren. Het doel is om hen meer aan de organisatie te binden. Met CRM-software kun je die klantgegevens evenals de interacties met de klanten of leden beheren. Dit is wat je erover moet weten.
Georganiseerd ledenbeheer: centrale gegevens
Met CRM-software wordt alle informatie over de leden van de vereniging ondergebracht in een database. En niet alleen de contactgegevens van leden, maar die van alle mensen en organisaties die in verband staan met de vereniging, kunnen in één centraal systeem worden gezet. Denk dus ook aan oud-leden, vrijwilligers en sponsoren. Je kunt de personen groeperen en op die manier eenvoudig zien welke rol ze vervullen binnen de vereniging. Maak bijvoorbeeld een groep ‘commissie’ of ‘deelnemers aan activiteit X’. De database biedt inzicht in contactinformatie en in de correspondentie met de betrokkenen. Met CRM voor verenigingen kun je dus snel zien wat er speelt.
Communicatieplatform voor leden en medewerkers
In een webportaal kunnen leden informatie opvragen wanneer ze dat willen. E-mails versturen is dus niet meer nodig. Het online platform dient tevens als intern informatieportaal dat de vereniging kan gebruiken voor een snelle verspreiding van kennis binnen de vereniging. Doordat alles digitaal is, heeft iedereen altijd toegang tot belangrijke gegevens. Medewerkers kunnen direct online met elkaar samenwerken, wat voor een betere en snellere communicatie zorgt. Dit is ook een mooi voorbeeld van de tijdbesparende functie die CRM-software heeft. Door processen met software te optimaliseren, houd je meer kostbare tijd over. Bovendien zijn er steeds meer koppelingen tussen verschillende softwaresystemen beschikbaar, waardoor meer en meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd kunnen worden.
Analyse en rapportage via software
Nog een van de vele voordelen van een CRM-systeem is dat je met deze software eenvoudig gegevens verzamelt waarmee waardevolle data-analyses en overzichten kunnen worden gemaakt, om bijvoorbeeld aan het management te rapporteren of om leden inzicht te geven in de resultaten. Zo ontdek je gemakkelijk waar knel- en verbeterpunten liggen, op basis waarvan je doelstellingen voor de vereniging kunt formuleren en de besluitvorming kunt verbeteren. Je hoeft niet bang te zijn dat de gegevens op straat komen te liggen of verloren gaan, want informatie wordt veilig opgeslagen in de cloud en er worden regelmatig automatisch back-ups gemaakt.
