Binnen bedrijven worden processen steeds vaker gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Dit betekent dat functies verdwijnen, dat de kans op fouten in processen afneemt en dat deze processen sneller kunnen worden doorlopen. Een afdeling waar de afgelopen jaren veel gedigitaliseerd werd, is de salarisadministratie van bedrijven. De processen binnen deze afdeling zijn relatief makkelijk te digitaliseren, door in te zetten op het gebruik van online tools. Om een voorbeeld te geven: personeelsplanning software. Met deze software laten organisaties hun personeel zelf aangeven wanneer ze beschikbaar zijn om ingeroosterd te worden. Bij een vast contract kunnen medewerkers de tool gebruiken om hun verlof aan te vragen voor een eerstvolgende vakantieperiode. Het bespaart veel mailverkeer en verkleint de kans op onjuistheden in het werkrooster. Denk aan de situatie waarin er nog een oude versie van het werkrooster op het prikbord blijkt te hangen. Het zorgt voor frustraties bij de planner, bij de managers en bij het personeel.
Digitalisering betekent het gebruik van tools en apps
Er zijn verschillende vormen van digitalisering mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan grote opslagloodsen, waar men steeds vaker inzet op de toepassing van robots. Binnen de salarisadministratie van organisaties is digitalisering voornamelijk gericht op het gebruik van tools en losse apps. Een app voor de personeelsplanning is daar een voorbeeld van. Denk echter ook aan een app die niet alleen mogelijkheden biedt om je beschikbaarheid door te geven, maar waarin ook de gewerkte uren kunnen worden bijgehouden. Niet alleen handig voor een gebruiker; een planner en de salarisadministratie hebben alle data op één plek bij elkaar. Het maakt de verwerking van de salariëring van medewerkers eenvoudiger. Voorheen werd de urenregistratie bij veel organisaties nog op papier gedaan. De kans op fouten en fraude was hierbij onnodig groot.
Inzicht in loonkosten en budgetten
Doordat alle data over de geplande diensten in het werkrooster en de daadwerkelijk gemaakte uren op één plek worden opgeslagen, is het voor de salarisadministratie eenvoudiger grip te houden op loonkosten en budgetten. Op basis van het werkrooster hebben zij hier direct inzicht in. Handig, wanneer er gerapporteerd moet worden aan een hoger management of wanneer men voortdurend grip wil hebben op eventuele risico’s. Mogelijk duiden de verwachte loonkosten op een verliesgevende situatie in periodes waarin het aantal klanten achterblijft bij de verwachtingen. In zo’n geval kan dit een reden zijn om het werkrooster nog wat aan te passen en diensten te schrappen.
