Als horecaondernemer bespaar je een hoop gedoe en tijd met een boekhouding die op orde is. Daarnaast helpt een geordende administratie ook als je bijvoorbeeld steun van de overheid wilt aanvragen. Een horecaonderneming is echter een complexe business, zeker in deze tijden. Drie praktische tips voor de boekhouding in een horecaonderneming.
1. Sla papieren bonnetjes direct digitaal op
Veel horecaondernemers en toeleveranciers werken nog steeds met papieren bonnetjes, ondanks de digitalisering. Zorg dat je deze inkomende papieren facturen en bonnetjes direct scant en meteen georganiseerd opslaat in folders. Dit is ook handig voor je boekhouder, als je de boekhouding uitbesteedt.
Let op: Zorg altijd voor een back-up van je digitale gegevens. Je kunt informatie bijvoorbeeld opslaan op een externe harde schijf (SSD), een eigen mini-server (NAS) of in de cloud. De prijs voor een NAS ligt tussen de € 80 en € 500, afhankelijk van de capaciteit, het merk, etc.
2. Voorkom fouten in de urenregistratie
Door gewerkte uren van werknemers direct online te laten registreren, voorkom je fouten in de urenregistratie en bespaar je tijd. Dit kan bijvoorbeeld via een digitaal kloksysteem of met een app. Er bestaan bestaan handige platforms voor de horeca zoals Eitje, Lightspeed, Untill en Ezora. Hiermee kun je op een simpele manier online de urenregistratie bijhouden en het werkrooster digitaliseren.
3. Kies de juiste boekhouder
De boekhouding uitbesteden bespaart je tijd en uiteindelijk ook geld. Een goed idee dus. Maar kies wel de juiste boekhouder! De titel Boekhouder is geen beschermde titel, zoals accountant. Iedereen mag zich boekhouder noemen, ook als ze geen verstand van zaken hebben. Kies uiteraard een boekhouder die ervaring heeft met de horeca. Een goede horeca boekhouder heeft ervaring, kent de actuele wet- en regelgeving voor de horeca en heeft koppelingen met horecasystemen die je gebruikt. Vraag dus altijd door naar ervaring en check de ervaringen van andere klanten. Ook is het handig om te weten dat er horecaboekhouders zijn die werken met abonnementen. Zo betaal je altijd een vaste prijs voor specifieke werkzaamheden en kom je nooit voor verrassingen te staan.
